Si cette pratique est devenue obligatoire pour les PME qui travaillent dans la sphère publique, depuis le 1er janvier dernier, les autres entreprises sont concernées depuis 2017 et 2018. Pour les Très Petites Entreprises (TPE), elles y seront soumises en 2020. Pour autant, comment le faire dans les meilleures conditions ?
Les atouts de la dématérialisation de factures :
Comme pour tout document, la dématérialisation des factures présente de nombreux avantages. Elle est devenue, légalement parlant, aussi probante que son pendant papier. On peut, pour plus d’informations, se référer au texte de l’ordonnance de juin 2014 ou à celui de la loi pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques, datant de 2015.
Elle prend moins de surface utile que les archives papier, même si beaucoup d’entreprises ont du mal à oublier cette façon de faire. Heureusement, des solutions existent, en dehors de l’entreprise, et quel que soit le domaine d’activités de celle-ci, pour conserver tous les documents papiers et dématérialisés. En effet, certains prestataires se sont spécialisés dans l’archivage de documents pour libérer les entreprises et leur permettre un accès facilité et sécurisé à toutes leurs données.
Quelles sont les points à maîtriser pour qu’une facture dématérialisée soit valide ?
Pour qu’une facture dématérialisée puisse être reconnue comme valable, elle se doit de comporter certaines mentions obligatoires et respecter certains points clés. Elle doit, dans un premier temps, comme pour une facture papier, comporter le nom de l’entreprise émettrice et celui de la personne ou de l’entreprise à qui elle est destinée.
Elle doit présenter la date d’émission et un numéro spécifique pour permettre de la retrouver facilement. La facture dématérialisée doit comporter l’intégralité des prestations réalisées, avec le plus de détails possibles ainsi que le date à laquelle elles ont été réalisées. Après avoir mis la somme totale hors taxes, elle doit présenter le montant des taxes si celles-ci sont applicables, dans le cadre de l’activité.
Utiliser les bons outils d’archivage
En outre, mieux vaut bannir les logiciels comme Word ou Excel, sur lesquels il est facile, pour n’importe qui, d’apporter des modifications. Il faut privilégier un format non modifiable, tel que PDF ou encore JPEG. Il est préférable, pour accroitre le niveau de sécurité, de les émettre dans un format que l’on dit « structuré ». Pour ce faire, il faut se référer à la norme des Echanges de Données Informatisées (EDI).
Enfin, et c’est un point non négligeable, les factures dématérialisées doivent comporter une signature électronique. Si vous rencontrez des difficultés pour la dématérialisation de vos factures, sachez que les entreprises qui se chargent de leur archivage, peuvent également vous aider à passer cette étape importante. Les factures dématérialisées ou non, doivent être conservées durant un délai de 10 ans.
La dématérialisation des factures, maintenant obligatoire, doit être vue par les entreprises comme un point fort. Cela permet une meilleure sécurisation de leurs données, qui les prémunit, par exemple, contre les ravages d’un incendie ou d’un dégât des eaux. Des prestataires extérieurs peuvent les aider dans cette transition et pour archiver leurs données dans les meilleures conditions.
