En France, dans un contexte de crise, il est nécessaire d’avoir un mode de gestion d’équipe efficace pour afficher sa présence sur les marchés. Le chef de projet doit valoriser la communication avec son groupe de travail et améliorer la coopération dans l’optique d’une meilleure productivité. Alors, comment avoir un mode de gestion efficace de son équipe pour un projet ?
Une organisation favorisant une communication interne efficace
La bonne entente entre les employés
La bonne entente entre les salariés est un aspect fondamental pour améliorer le rendement au quotidien d’une entreprise. L’objectif du chef de projet va être de favoriser un climat de travail agréable pour ses employés, mais ce n’est pas si simple à mettre en place. Il faut donc commencer par développer la communication interne au sein de la structure. Cette stratégie consiste à faire échanger le haut et le bas de la chaîne hiérarchique pour procurer aux employés un sentiment d’appartenance plus grand à l’entreprise. De plus, le dirigeant doit créer une dynamique de groupe en laissant la parole aux membres de son équipe mais aussi en les encourageant à partager leurs connaissances et leurs pratiques. La culture de l’entreprise est ainsi renforcée. Améliorer la communication interne a des effets positifs sur la productivité de l’entreprise et donc sur ses marges. Autrement, l’organisation d’un séminaire résidentiel d’entreprise annuel est indispensable pour rassembler tous les acteurs de la société. Pendant cet événement, le but recherché est clairement défini : par l’intermédiaire de différentes activités de loisirs, on cherche à créer un esprit d’équipe, une cohésion chez les salariés pour encourager ceux-ci à travailler efficacement, en équipe.
Faire en sorte que chacun connaisse parfaitement les compétences des autres pour interagir le plus efficacement possible
Pour une communication toujours plus performante, le chef de projet doit faire en sorte que chaque salarié ait une connaissance parfaite des compétences de ses collègues. Dans l’économie d’aujourd’hui, les entreprises doivent être compétitives, et c’est avant tout grâce à des équipes solides et actives qu’elles montrent leur présence. En clair, l’échange et le partage sont de rigueur pour montrer aux collaborateurs que le travail en équipe est plus rentable que le travail en individuel. Par l’organisation de conventions, de séminaires ou de teambuilding, un seul objectif : renforcer la cohésion des équipes autour de l’entreprise. C’est cette solidarité entre les salariés qui leur permet d’interagir le plus efficacement possible et donc de favoriser la productivité de l’entreprise.
Ne faire des réunions que lorsque c’est nécessaire
Une étude de 2014 réalisée par l’Ifop a montré que dans les sociétés de moins de 249 salariés, 84 % des cadres se sentent inutiles en réunion. Les réunions sont un outil souvent efficace pour dynamiser une entreprise, mais il ne faut en organiser que s’il n’est pas possible de faire autrement ! En effet, si le chef de projet pense qu’un email ou l’appel de quelques personnes clés ne suffisent pas, alors c’est l’occasion pour lui de rassembler son équipe. Mais ce dernier doit être rigoureux dans l’agencement des réunions en les réservant uniquement à des communications ou à des projets importants. Dans le cas contraire, il peut vite perdre du temps inutilement et freiner l’efficacité des travailleurs.
Des tâches parfaitement réalisées
Etre sûr des compétences de chacun
Le chef de projet doit s’assurer à l’avance que les membres de son équipe disposent des compétences nécessaires pour traiter un thème ou un sujet quelconque. Si certains employés montrent des défaillances sur un pôle important, il est préférable d’opter pour une formation de ces derniers. Quand le moment sera venu, ils se montreront beaucoup plus efficaces qu’ils ne l’étaient auparavant. Un salarié bien formé est la clé pour améliorer la réussite de son entreprise à court et à moyen terme.
Clarifier les objectifs et les zones d’actions de chacun
Pendant l’élaboration du projet, le dirigeant doit clarifier les objectifs et les zones d’actions de chacun. Pour adhérer au projet d’entreprise, tous doivent y trouver leur place. Cela permet de faciliter la tâche des travailleurs pour qu’ils sachent quoi faire, dans quels délais et sous quelle forme. Il est d’ailleurs conseillé au dirigeant de rédiger une fiche de mission pour chaque collaborateur et ainsi favoriser l’engagement individuel. Elles sont utiles pour préciser les champs d’intervention, permettre à chacun de savoir le rôle qu’il joue dans le projet ou encore avoir un cadre de référence partagé. La cohésion sociale est une nouvelle fois mise en avant et la rapidité plus forte car chacun a un but clairement défini.
S’aider d’outils de gestion de projet en ligne
Pour épauler le chef de projet dans son travail de gestion, des logiciels ont été créés spécialement pour faciliter la communication entre lui et son équipe ; à l’image du software Asana qui permet un travail de groupe sans avoir recours aux emails. Ce gestionnaire de communication facilite le travail de l’administrateur car il prend en charge de nombreuses fonctionnalités : il offre un espace de travail individuel, des projets, des tâches et une boite de réception qui organise les mises à jours des informations en temps réel. D’autres logiciels proposant les mêmes services existent comme Basecamp ou Trello…
Aider ses employés à bien s’organiser
L’organisation est un principe fondamental à ne pas sous-estimer quand on monte un projet. En tant que chef de groupe, il est nécessaire de mettre les bases et d’installer un rapport de confiance entre l’employé et vous. Pour solliciter les compétences maximales de chacun, l’entrepreneur doit innover ; il peut donner aux membres de son équipe une todolist journalière et hebdomadaire qui fixera leurs objectifs individuels. Cette todolist peut être donnée sur papier, sur post-it ou sur logiciel selon les préférences du chef de projet et l’efficacité maximale de son équipe. En favorisant une bonne organisation, ce dernier diminue les éventuelles dispersions au travail. Parallèlement, il peut apprendre à son équipe à gérer les sollicitations extérieures, pour qu’elle ne se laisse pas déconcentrer par quelques collègues de bureau, ou par des mails qui n’auraient pas de rapport avec le travail en cours. Cela semble être anodin mais savoir dire « non » à certaines choses est aussi important pour développer un cadre de travail agréable et efficace.
En conclusion, la gestion d’équipe est une chose à prendre au sérieux car elle implique un engagement personnel incroyable. Le chef de projet doit être capable de favoriser la communication interne dans son entreprise, aider ses employés à s’organiser et à réaliser des tâches imposées. L’objectif de cette implication est d’améliorer la productivité de l’entreprise et ainsi développer la compétitivité de celle-ci à l’échelle mondiale.
